Deine massgeschneiderte Datenschutzerklärung
Alle Datenbearbeiter haben die Pflicht, angemessen über ihre Datenbearbeitungen zu informieren. Das verlangt das revidierte DSG. Diese Pflicht wird mittels Datenschutzerklärungen eingehalten. In der Praxis gibt es in der Regel drei verschiedene Datenschutzerklärungen: 1. Die allgemeine Datenschutzerklärung (für alle Website-Besuchenden, Kunden, Kontaktpersonen usw.), 2. Die interne Datenschutzerklärung für alle Mitarbeiter/innen und 3. Die Datenschutzerklärung für Job-Bewerber/innen.
Die allgemeine Datenschutzerklärung
Die allgemeine Datenschutzerklärung auf deiner Website ist sehr wichtig und sozusagen “grösste Angriffsfläche” nach aussen, was deine Datenschutz-Praktiken anbelangt. Im Internet kursieren zahlreiche kostenlose Mustervorlagen von Datenschutzerklärungen. Das Problem: Diese erfüllen oftmals nicht die Anforderungen des Schweizer DSG. Du musst selber umschreiben oder anpassen und hast danach immer noch keine auf dich zugeschnittene Datenschutzerklärung. Eine rechtskonforme und massgeschneiderte Datenschutzerklärung ist kompliziert und benötigt viel juristisches Know-how. Damit du dich nicht mit dieser komplizierten Thematik auseinandersetzen musst, haben wir in enger Zusammenarbeit mit spezialisierten Schweizer Anwälten einen Datenschutzgenerator entwickelt, der dir in einfachen Schritten und mit Hilfe verständlicher Erklärungen zu deiner massgeschneiderten Datenschutzerklärung verhilft.
Datenschutzerklärung für Mitarbeiter/innen
Auch Arbeitgeber müssen für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zwingend eine interne Datenschutzerklärung bereitstellen und darin erklären, wie sie Personendaten ihrer Angestellten bearbeiten. Diese Datenschutzerklärung ist inhaltlich anders als die allgemeine Datenschutzerklärung für die Website, da von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sehr spezifische und andere Daten bearbeitet werden als beispielsweise von Website-Besuchern. Die Datenschutzerklärung für Mitarbeiter/innen ist nicht öffentlich einsehbar und nur intern bekannt.
Während die allgemeine Datenschutzerklärung (für Websites) bequem über unseren Generator erstellt werden kann, setzen wir bei internen Datenschutzthemen (Mitarbeitende & Bewerber) auf Massarbeit statt Automatisierung.
Die internen Prozesse sind jeweils sehr individuell, als dass ein Standard-Tool sie rechtssicher abdecken könnte. Um hohen Klärungsbedarf und lückenhafte Dokumente zu vermeiden, empfehlen wir hier unsere persönliche Beratung. Diese wird von unseren Kunden bevorzugt genutzt, um komplexe HR-Prozesse sauber abzubilden.
Datenschutzerklärung für Job-Bewerber/innen
Auch für Personen, welche sich bei einem KMU oder einer anderen Organisation bewerben, muss zwingend eine separate Datenschutzerklärung bereitgestellt werden. Wenn sich eine Person bei dir bewirbt, muss sie z.B. wissen, wie du all die Bewerbungsunterlagen bearbeitest, wer diese Daten schlussendlich erhält und wie lange du die Daten aufbewahrst. Diese Datenschutzerklärung ist in der Regel auf den Websites an einer bestimmten Stelle zu finden; nämlich dort, wo sich potentielle Job-Bewerberinnen und Job-Bewerber bewerben können. Auch hier ist eine persönliche Beratung sinnvoll, damit du auf der rechtssicheren Seite bist.